勤怠管理コラム

年次有給休暇の付与は正しくできていますか?実務のポイントを解説

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年次有給休暇の管理は適切にできていますか?
付与のタイミングや付与日数が従業員ごとにことなることも多く管理が煩雑になりがちです。また年10日以上の有休が付与される従業員に対しては5日の取得義務があり、年次有給休暇管理簿の作成と保管も義務付けられています。年次有給休暇は労働者にとって非常に大切な権利であり、正しく管理をしていないと未払い賃金の原因にもなりえます。
今回は年次有給休暇管理の基本的な実務のポイントに絞って解説していきます。

年次有給休暇とは?

年次有給休暇は労働者の権利

年次有給休暇は労働基準法によって労働者に保障されている権利であり、定められた要件を満たした全ての労働者が取得をすることができます。この要件を正しく理解し、適切なタイミングで適切に付与することが有給管理の第一歩となります。

年次有給休暇を取得するための要件

初回は雇入れ日から6か月以上の継続勤務し、その間の出勤率が8割以上

雇入れ日から6か月以上の継続勤務とは、在籍期間を意味します。そのため試用期間や休職期間も継続勤務の期間に含まれます。また出勤率とは出勤日数÷全労働日数で計算されます。
雇入れ日から6か月間で、出勤日数が全労働日数の8割以上である場合に年次有給休暇を取得する権利が労働者には発生します。

初回以降は、1年ごとに出勤率が8割以上

初回以降は付与日から1年ごとに出勤率が8割以上あれば権利が発生します。

出勤率の計算方法

出勤率は以下のように計算をします。

出勤率=算定期間の出勤した日の合計/算定期間の全労働日
*出勤日数には、休日出勤した日は除き、遅刻・早退した日は含る

全労働日は、所定労働日のことですので、所定休日に出勤した場合などは全労働日には含まれません。
また全労働日から除外される日、出勤日したものとして取り扱う日がそれぞれ示されており、この集計を誤ると正しい付与ができなくなるので、注意が必要です。

【全労働日から除外される日数】
(1)使用者の責に帰すべき事由によって休業した日
(2)正当なストライキその他の正当な争議行為により労務が全くなされなかった日
(3)休日労働させた日
(4)法定外の休日等で就業規則等で休日とされる日等であって労働させた日

【出勤したものと取り扱う日数】
(1)業務上の負傷・疾病等により療養のため休業した日
(2)産前産後の女性が労働基準法第65条の規定により休業した日
(3)育児・介護休業法に基づき育児休業または介護休業した日
(4)年次有給休暇を取得した日

 

パートやアルバイトも年次有給休暇の権利は発生する

パートやアルバイトの労働者も、年次有給休暇の権利が保障されており、上記の要件を満たせば年次有給休暇の権利が発生します。

 

年次有給休暇の付与日数

年次有給休暇の付与日数は、勤続年数によって異なります。初回の付与は雇入れから6か月が経過した日から10日間が取得ができます。その後以下のように1年ごとに取得可能な日数は増えていき、最大20日間が取得可能になります。

所定労働日数が少ない場合は比例付与も可能

パートタイムやアルバイトなどで所定労働日数が少ない場合、付与される有給休暇の日数は所定労働日数に応じて以下のように比例付与とすることができます。

出勤率が8割未満だった場合の付与日数

出勤率が8割未満だった場合、その年は有給取得の権利は発生しないため付与日数は0日となります。その翌年の出勤率が8割以上であれば、その時点の継続勤務年数の日数が取得可能です。

例えばフルタイムの労働者の場合、1年6か月目に出勤率が8割未満となり権利が発生しなくとも、2年6か月目に出勤率が8割以上であれば、12日間が取得可能となります。1年6か月目の付与日数である11日とはならないので気を付けてください。

年次有給休暇の権利行使は2年まで

労働基準法では、年次有給休暇の請求権の時効は2年とされています。そのため取得されなかった年次有給休暇は翌年度にかぎって繰り越すことができます。有給休暇の適切な管理には、取得した有給休暇がいつ付与され、時効はいつだったのかを把握し、残数の先入れ先出しのよる管理をすることが必要です。

年次有給休暇の管理のポイント

①有給休暇が発生する基準日を従業員ごとに適切に把握する

入社日から半年がたった日を基準日を従業員ごとに適切に把握しておかなければ、消滅時効も定まらず、また出勤率の計算も正しくできません。基準日の把握が管理の第一歩となります。

②出勤率を正しく計算する

出勤率を正しく計算するためには、日々の勤怠管理における集計方法が適切でなければいけません。休日出勤が全労働日から除外されていない、有給休暇を実働日に含めていないといったことがないように注意しましょう。

③有給休暇ごとに付与日、取得日、消滅時効を把握し、残数を先入れ先出しで管理する

有給休暇の消滅時効は2年のため、2回の権利発生の段階で初回の有給休暇がまだ取得されきっていないこともあります。そのため残日数をただ把握しているだけでは、本来は消滅時効を迎えている有休を取得してしまったり、消滅時効を迎えた段階での正しい残数が分からなくなってしまうといったことがありえます。取得した有給休暇ごとにその有給休暇はいつ付与され、消滅時効がいつなのかを把握しておきましょう。

Gripperの年次有給休暇の管理

①従業員にあわせた有給管理が可能。出勤率も自動で集計します

Gripperでは雇用形態にあわせた複数の有給付与パターンの作成が可能です。パートタイマーには所定労働日数を登録しておくことで比例付与も適切に処理します。また従業員ごとに付与日を管理しており、自動で出勤率による有給付与の判定を行います。

出勤率の計算にあたっては、会社ごとに制定されている特別休暇を出勤日とするか、全労働日から除外するかといった設定もでき、また付与パターンの設定を変更することで基準日の統一も可能です。

②残数の先入れ先出しの管理

付与日ごとに消滅時効の管理をしているので、残数の先入れ先出しが可能です。そのため消滅時効が近い有給休暇から自動で取得していき、時効が過ぎた有給休暇は取得ができないようになっています。

③管理台帳による取得状況の確認

先入れ先出しの管理状況を適切に把握できるように、指定日時点での有給休暇の取得状況を管理台帳から確認することができ、取得が適切に行われていることを常に確認可能です。

まとめ

半日休暇や時間単位年休といった制度や、年5日の取得義務に対しての管理など年次有給休暇の管理において知っておかなければいけないことはまだありますが、今回は年次有給休暇管理の基本的な実務のポイントに絞って解説をしました。

まずは基本的な部分から適切な管理を目指しましょう。その手助けとなる機能がGripperには揃っていますので、興味のある方はぜひお問い合わせください。

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