勤怠管理コラム

振替休日と代休の違いをスッキリ解説

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振替休日と代休は、どちらも労働者にとって休暇を取得するための重要な制度ですが、その内容や適用条件は異なります。振替休日とは、あらかじめ定められた休日に勤務を行う代わりに、別の日を休日として設定する制度です。一方、代休とは、突発的な事情により休日に勤務した場合、その労働に対する代償として後日休暇を取得する制度です。これらの制度を正しく理解し、適切に運用することは、企業と従業員双方にとって重要です。今回は振替休日と代休の違いと注意点について解説します。

振替休日と代休とは

振替休日とは

振替休日とは、あらかじめ定められた休日に出勤した場合、その休日を別の労働日に振り替える制度です。これにより、予め休日と定められた日が「労働日」となり、そのかわりとして振り替えられた日が「休日」となります。したがって元の休日労働は労働日となっているので、休日労働に対する割増賃金の支払義務が発生しません。これにより、企業にとってはコストの削減が図れる一方、労働者にとっても計画的な休暇取得が可能になります。

代休とは

代休とは、既に労働が行われた休日の代わりに別の日を休暇日として設定する制度です。代休の特徴は、休日出勤を行った後にその代わりの日を休暇日とするため、事後的な措置であるという点です。振替休日と異なり、出勤した日は休日のままですので、法定休日に出勤した場合は休日出勤の割増賃金が適用されます。

以上のように、振替休日と代休は運用方法が大きく異なります。次に、これらの制度の違いについてさらに詳しく見ていきましょう。

振替休日と代休の違い

取得方法の違い

振替休日と代休の一番の違いは取得方法です。振替休日は、以下の要件を満たせば労働者は取得ができます。

① 就業規則等に振替休日の規定をする
② 振替日を事前に特定する
③ 振り替えは近接した範囲内とする
④ 遅くとも前日の勤務時間終了までに通知する

一方で代休は、休日労働の代償として事後的に所定労働日に休暇を取得します。労働基準法に特段の定めがないため、要件などはありませんが、トラブルを回避するためにも就業規則への記載はあったほうがいいです。

事前に休日と労働日を交換するため、計画的に設定しなければいけません。これに対して、代休は突発的な事情により休日に勤務した場合に後日取得する休暇です。

賃金計算の違い

振替休日と代休では賃金計算も異なってきます。

振替休日の場合、あらかじめ休日と交換された勤務日は通常の労働日と同様に扱われるため、先述した通り休日出勤の割増賃金は発生しません。しかし通常の労働日と同様ですので、法定労働時間を越した部分からは時間外労働に対しての割増賃金は発生します。また振り替えた先で出勤をした場合、その日は休日となっているので休日出勤に対する割増賃金を支給しなければいけません。

一方、代休の場は、出勤した休日が法定休日であれば、通常の賃金に加えて休日出勤に対する割増賃金を支給しなければいけません。出勤した休日が所定休日であれば、法定労働時間を越した部分からは時間外労働に対しての割増賃金が発生します。代休を取得した日の有給・無給については企業が裁量に委ねられています。

労務管理上の注意点

振替休日の注意点

振替休日を行う場合、就業規則への明記が必要となってきます。

休日を振り替えた日にも出勤をする必要が発生し、振替休日をさらに振り替えるということがよく見られます。そして振り替えを積み重ねるうちに、法定休日を取得できていない場合、違法となります。
また月を跨いだ振替休日は残業代の計算が複雑となり、未払い賃金の原因ともなります。

運用の際には振替休日の取得期限を適切に設け、できるだけ同月内で済ませるように管理しましょう。

代休の注意点

代休は労働基準法に定めがないため、代休を取得した日を無給とするか有給とするかは会社の定めによります。無給として扱っていたが、従業員は有給と考えていたので、就業規則を確認したところ、代休を有給とするか無給とするかの記載がなかったとすると大きなトラブルへとつながります。
代休取得日を有給・無給のどちらにするかは就業規則に明確に記載しておき、従業員への周知を徹底する必要があります。

Gripperによる振替休日・代休の管理

①振替休日・代休の両方を承認ワークフローから取得が可能

Gripperでは振替休日と代休の両方を従業員は申請することが可能です。振替休日を取得する場合は、振替日を指定せずに申請ができないように制限がされています。また代休は休日出勤の履歴から代休取得の根拠となる休日出勤日を選択するため、休日出勤に対しての過不足なく代休の取得が可能です。

②振替一覧による取得履歴の確認が可能

集計レポートの振替一覧を使用することで、振替元の休日出勤が確認できます。振替元の休日がいつかわからない場合でも、振替一覧を確認することで正しい振替状況が確認できます。

③集計項目に振替時の項目を実装

勤怠実績では振替時の週40時間超過分を集計する振替割増という項目があります。こちらを使用することで振替時の特殊な給与計算にも対応できます。

まとめ

休日出勤はできるだけ避け、労働日に収まるように働けることが理想です。しかしながら現実として休日出勤が避けられない場面は多々あります。
そういった時でも適切に従業員に休みを確保し、心身ともに負担の少ない環境を作るためにも、振替休日や代休を適切に運用していくことが肝要です。

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